HEKS: Content Management für globale Hilfsprojekte

Über HEKS

HEKS wurde 1946 gegründet und ist heute in über 30 Ländern auf vier Kontinenten tätig. Die Organisation bekämpft Armut und Ungerechtigkeit und setzt sich für ein Leben in Würde für alle Menschen ein. Sie leistet humanitäre Hilfe, fördert systemischen Wandel in der Schweiz und weltweit und legt Schwerpunkte auf Klimagerechtigkeit, das Recht auf Land und Nahrung sowie auf Flucht, Migration und Integration. In der Schweiz setzt sich HEKS besonders für die Rechte von Geflüchteten und sozial benachteiligten Menschen ein.

Im Jahr 2024 unterstützte HEKS Menschen in Not sowohl in der Schweiz als auch international. Weltweit war die Organisation in 35 Ländern mit 20 Länderbüros aktiv und führte 225 Projekte und Programme durch. Dabei erhielten 3.863.661 Menschen direkte Unterstützung, und weitere 3.214.995 Menschen profitierten von humanitärer Hilfe.

In der Schweiz unterstützte HEKS über sechs Regionalstellen 167.982 Menschen.

Transparenz und Verantwortung stehen im Zentrum der Arbeit von HEKS, was sich auch darin zeigt, dass 95 % der Spenderinnen und Spender die Organisation als transparent wahrnehmen.

Herausforderungen: sensible, projektbasierte Inhalte im großen Maßstab managen 

HEKS verwaltet ein stetig wachsendes Archiv mit über 50.000 digitalen Assets, vor allem Fotografien, Videos und Publikationen. Diese Inhalte erfüllen viele Zwecke: Sie dokumentieren Projektfortschritte, informieren Sponsorinnen und Sponsoren, unterstützen Fundraising-Kampagnen, beantworten Medienanfragen und dienen als Grundlage für Publikationen wie Newsletter, Berichte, Filme und das HEKS-Magazin Handeln.

Mehrere Faktoren machten das Content Management in diesem Zusammenhang besonders anspruchsvoll:

• Projektorientierte Struktur: Der Großteil der Aktivitäten von HEKS ist in zeitlich begrenzten Projekten organisiert, die oft von einzelnen Kirchen oder Organisationen unterstützt werden. Inhalte müssen klar mit spezifischen Projekten, Regionen und Themen verknüpft sein, um eine präzise Berichterstattung zu gewährleisten.
  
  
• Sensibles Material: Viele Inhalte zeigen Menschen in verletzlichen Lebenssituationen. Ein ethisch verantwortungsvoller Umgang im Einklang mit Datenschutzbestimmungen ist daher unerlässlich.
  
  
• Dezentrale Content-Quellen: Inhalte entstehen häufig in abgelegenen oder instabilen Regionen mit eingeschränktem oder fehlendem Internetzugang.
  
  
• Hohe Erwartungen an Transparenz: Spenderinnen und Spender, Partnerorganisationen und Journalistinnen und Journalisten erwarten zeitnahe, korrekte und vertrauenswürdige Inhalte.

Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, benötigte HEKS eine Content Plattform, die Struktur, Kontrolle, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit miteinander verbindet.

Lösung: Fotoware Alto als zentraler Content Hub

HEKS nutzt Fotoware Alto als zentrale Plattform zur Speicherung, Strukturierung, Verwaltung und Verteilung seiner digitalen Assets. Die Plattform unterstützt die projektorientierte Arbeitsweise der Organisation und gibt den Teams gleichzeitig volle Kontrolle über sensible Inhalte.

Strukturierte, projektbasierte Organisation

Die Datenmodellierungs- und Metadatenfunktionen von Fotoware Alto ermöglichen es HEKS, Inhalte nach Projekten, Regionen, Themen, Sponsoren und Projektcodes zu strukturieren. Automatisierte Verschlagwortung und semantische Datenbeziehungen erlauben vielseitige Wege der Suche, etwa nach Land, Kontinent, Thema oder Förderorganisation. So finden Teams schnell die passenden Inhalte für Berichte an Sponsoren, Publikationen oder externe Kommunikation. 

Ethischer Umgang mit sensiblen Inhalten

Der Schutz von Würde und Privatsphäre hat für HEKS höchste Priorität. Mit Fotoware Alto kann die Organisation sensible Inhalte manuell oder automatisch markieren. Gekennzeichnete Assets lassen sich in ihrer Nutzung oder Sichtbarkeit einschränken, um Missbrauch oder unbeabsichtigte Weitergabe persönlicher Daten zu vermeiden.

Feinjustierbare Berechtigungen ermöglichen es HEKS, genau festzulegen, welche Nutzergruppen Inhalte sehen, bearbeiten, herunterladen oder löschen dürfen. Dadurch bleibt sensible Information geschützt, während dennoch eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit möglich ist.

Unterstützung von Publikationen und Storytelling

Die Identität und Mission von HEKS werden über vielfältige Publikationen vermittelt – von Newslettern und Fundraising-Materialien bis hin zu Filmen und Jahresberichten. Dank erweiterter Filter- und Suchfunktionen in Fotoware Alto können Teams relevante, projektbezogene Inhalte leicht finden und benutzerdefinierte Ansichten für unterschiedliche Anwendungsfälle speichern. Dies verbessert die Nutzbarkeit für alle Mitarbeitenden.

Arbeiten unter schwierigen Bedingungen

HEKS ist häufig in Regionen tätig, die von politischer Instabilität, sozialen Spannungen oder schwacher Infrastruktur geprägt sind. Internetverbindungen sind dort oft unzuverlässig oder nicht vorhanden. Fotoware Alto unterstützt diese Realität, indem Inhalte aus nahezu jeder Quelle eingespielt werden können.

Fotografen und Filmteams übermitteln Material beispielsweise über Messaging-Apps wie WhatsApp, per USB Stick oder erst später per Upload, sobald wieder Internet verfügbar ist. Unabhängig von Quelle oder Auflösung lassen sich alle Inhalte zentral speichern, verschlagworten und organisieren.

Kontrolliertes Teilen mit Medien und Partnern

Journalistinnen und Journalisten in der Schweiz und weltweit fragen regelmäßig Inhalte zu HEKS-Projekten an. Statt eines offenen Self-Service-Portals nutzt HEKS die Freigabefunktionen von Fotoware Alto, um ausgewählte Assets gezielt mit Medien zu teilen. So behält die Organisation die Kontrolle darüber, welche Inhalte, mit wem und für welchen Zeitraum geteilt werden und stellt gleichzeitig Relevanz und Verantwortlichkeit sicher.

Ergebnisse: Transparenz, Vertrauen und Effizienz

Mit Fotoware Alto hat HEKS einen klar strukturierten, ethischen Ansatz für Content Management etabliert. Teams finden Inhalte schneller, sensible Materialien werden sorgfältig geschützt, und die Kommunikation bleibt über alle Kanäle hinweg konsistent und glaubwürdig.

Die Plattform stärkt das Engagement von HEKS für Transparenz, verbessert die Beziehungen zu Spenderinnen, Spendern und Partnern und ermöglicht schnelle Reaktionen auf Medienanfragen – stets unter Wahrung der Persönlichkeitsrechte der abgebildeten Menschen.

Ausblick

HEKS nutzt seit 2012 eine Fotoware (Picturepark) Lösung und migrierte 2020 auf die cloudbasierte DAM Plattform Fotoware Alto (ehemals Picturepark Content Platform). Seither profitieren die Teams von einer intuitiveren Benutzeroberfläche, verbesserten Such- und Filterfunktionen sowie besserer Unterstützung für Mehrsprachigkeit in Deutsch, Französisch und Englisch.

In Zukunft plant HEKS, weitere Content Typen in Fotoware Alto zu integrieren und mehr Automatisierung einzuführen. Durch schlankere Content Prozesse möchte die Organisation weniger Zeit mit Administration verbringen und sich stärker auf das Wesentliche konzentrieren: Gemeinschaften weltweit mit Mitgefühl, Respekt und Verantwortung zu unterstützen.