Der Eingang des Arolsen Archives Hauptgebäudes.
Wie die Arolsen Archives DAM für ihre Kommunikations-Arbeit nutzen
Wir haben mit Anke Münster, Leiterin des Bereichs PR, und Julia Dombrowski, Bildredakteurin und Digital Asset Managerin, von den Arolsen Archives gesprochen – über Herausforderungen in der Medienorganisation, die Rolle von Bildern in einer Institution, die Geschichte für die Zukunft bewahrt und wie ein modernes Digital Asset Management (DAM) System zur Erfüllung einer gesellschaftlich relevanten Mission beitragen kann.
Ein Archiv für alle – die Mission der Arolsen Archives
Die Arolsen Archives sind das weltweit umfassendste Archiv zur NS-Verfolgung. Mit rund 30 Millionen Dokumenten setzen sie sich dafür ein, das Schicksal von Millionen Opfern des Nationalsozialismus sichtbar und zugänglich zu machen. Doch ihre Arbeit endet nicht bei der Archivierung: Die Institution verfolgt eine klare gesellschaftliche Mission – unsere Geschichte für jedermann einfach zugänglich zu machen.
— „Unsere Institution steht für die Demokratisierung von Archivbeständen. Indem wir unser Onlinearchiv international und für alle zugänglich machen, können Menschen weltweit direkt auf unsere Bestände zugreifen und sie nutzen.“
Bilder als Brücke in die Gegenwart
In der Kommunikationsarbeit der Arolsen Archives spielen Bilder eine zentrale Rolle. Visuelle Medien helfen, die vielfältige Arbeit des Archivs sichtbar zu machen – etwa auf Social Media, in der Presse, auf der Website oder in Bildungsformaten. Zum Einsatz kommen sowohl aktuelle Eventfotos als auch historische Aufnahmen, Fotografien von Archivalien, Mitarbeitenden oder Projekten.
Dabei geht es nicht nur um Information und Aufklärung rund um Geschichte, sondern auch darum, Zeichen zu setzen: Die Bilder sollen Bewusstsein dafür schaffen, dass die Arolsen Archives nicht etwa verstaubt und verschlossen sind, sondern offen, lebendig, zugänglich und zum Erkunden und Mitmachen einladen.
Vor der zentralen Bilddatenbank: Unstrukturierte Ablage, unklare Zuständigkeiten
Bevor Fotoware eingeführt wurde, war die Bildverwaltung komplex: Bilddateien waren an unterschiedlichen Orten gespeichert, es fehlte an einheitlichen Metadaten, die Zuständigkeiten wechselten und Suchprozesse dauerten lange. Gerade für eine Organisation, die mit vielen internen und externen Stakeholdern arbeitet, war das ein ernstzunehmendes Hindernis für eine moderne, reaktionsschnelle Öffentlichkeitsarbeit.
Fotoware als Bildarchiv: Klarheit, Struktur und Effizienz
Seit 2020 dient Fotoware Veloz den Arolsen Archives als zentrale Plattform für aktuelle, freigegebene Bilder – eine Bilddatenbank, die speziell auf die Kommunikationsbedürfnisse der Organisation anpassbar ist.
In Fotoware werden aktuell rund 10.000 Assets verwaltet, darunter Fotos von persönlichen Gegenständen ehemaliger Häftlinge in Konzentrationslagern - Schmuck, Erinnerungsfotos, Briefe – welche in den Arolsen Archives aufbewahrt und wenn möglich, an Angehörige zurückgegeben werden. Zudem befinden sich im Bildarchiv Eventfotos, Projektdokumentationen und Mitarbeitendenporträts zur Nutzung in Marketingkampagnen und Öffentlichkeitsarbeit.
Die Bandbreite der gespeicherten Assets spiegelt die Vielschichtigkeit der Organisation wider. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, nutzt das Team gezielt die Funktionen von Fotoware, die Klarheit, Kontrolle und schnelle Zugänglichkeit ermöglichen und ein wichtiges Werkzeug für die Kommunikationsarbeit der Arolsen Archives darstellen.
— „Mit dem Pro Interface haben wir die Möglichkeit, mehrere Dateien gleichzeitig zu bearbeiten, umzubenennen oder zu taggen. Diese Stapelverarbeitung ist im Einsatz extrem hilfreich und wird für unser Bildmanagement super wichtig sein.“
Kollaboration im Fokus
Ein modernes Medienmanagement ermöglicht es, Bildmaterial nicht nur intern, sondern auch gezielt mit externen Partnern wie Agenturen und Presse zu teilen.
Über die Fotoware Bilddatenbank werden aktuelle, sorgfältig verschlagwortete Fotos bereitgestellt, wobei Zugriffsrechte klar geregelt sind. So können externe Anfragen effizient bedient werden, indem passende Bilder schnell gefunden und in Form von Alben zur Verfügung gestellt werden, während interne Bereiche geschützt bleiben.
Die flexible Rechtevergabe und die Möglichkeit, individuelle Alben für Pressetermine oder Partner zu erstellen, erleichtern die Zusammenarbeit und sorgen für einen kontrollierten, sicheren Austausch von Medieninhalten, die immer aktuell sind.
Ergebnisse, die zählen
Die Einführung von Fotoware hat nicht nur für mehr Übersichtlichkeit gesorgt, sondern auch für eine deutlich effizientere Zusammenarbeit – intern wie extern. Die wichtigsten Effekte:
- Zeitersparnis bei der Bildsuche und -bereitstellung
- Bessere Pflege und Aktualität des Medienpools
- Klare Rollen und Zuständigkeiten
- Höhere Qualität der Metadaten
- Gesteigerte Professionalität in der visuellen Kommunikation
Blick in die Zukunft
Fotoware bietet den Arolsen Archives eine Vielzahl an Möglichkeiten: Funktionen, Workflows und Integrationsoptionen werden kontinuierlich erkundet, getestet und – wo sinnvoll – gezielt in die bestehenden Arbeitsprozesse integriert. Dabei geht es nicht nur um Effizienz, sondern auch darum, die digitale Kommunikation weiter zu professionalisieren und die Sichtbarkeit der Archivarbeit nachhaltig zu stärken.
Das Team sieht in der Plattform einen kontinuierlich wachsenden Werkzeugkasten für modernes Medienmanagement, der es ermöglicht, neue Features und Funktionen schrittweise einzuführen und bestehende Prozesse flexibel weiterzuentwickeln.
— „Der direkte Austausch mit Andreas von Professional Services hilft uns sehr – die ausführlichen Erklärungen und der persönliche Kontakt sind für die Ausweitung unserer Nutzung von Fotoware enorm wertvoll.“
Ein gemeinsames Ziel: Erinnerung lebendig halten
Die Arolsen Archives zeigen, wie wichtig eine gut strukturierte und zugängliche Bilddatenbank für Organisationen mit gesellschaftlicher Verantwortung ist. Wir sind stolz, mit Fotoware einen Beitrag zu leisten – zur Sichtbarkeit, Effizienz und letztlich zur Mission eines offenen, relevanten und interaktiven Umgangs mit Geschichte.
