Mehr als Digitalisierung: Wie DAM kulturellen Einrichtungen hilft Sammlungen zu verwalten

1. Automatisches Anreichern von Assets mit Metadaten

Metadaten sind ein wesentlicher Bestandteil der Bewahrung und Verwaltung digitaler Assets. Durch Workflow-Automatisierung kann Bildmaterial, das zu einem DAM System hinzugefügt wird, mit Metadaten angereichert werden, die automatisch aus der Datenbank des Collection Management Systems abgerufen werden. Assets können zusätzlich mit Metadaten wie Nutzungsbeschränkungen und Nutzungsrechten versehen werden.

Sie können auch die Arbeitsabläufe beim Fotografieren von Events und Ausstellungen optimieren. Wenn Fotografen nach einer Veranstaltung Bilder hochladen, können im Backend automatisch Metadaten auf der Grundlage einer vorab konfigurierten Vorlage (z.B. mit Veranstaltungsinformationen) hinzugefügt werden. Dadurch wird der Aufwand für die Eingabe von Metadaten minimiert.

2. Organisieren von Inhalten mit Taxonomien

Taxonomien sind vordefinierte Listen, die es Ihnen ermöglichen, die richtigen Inhalte schneller zu finden. Zudem helfen Sie dabei, die Verwendung von Metadaten in Ihrem Unternehmen konsistent und effizient zu gestalten.

Durch die Organisation von Assets in logischen Sammlungen können alle Abteilungen mit dem erforderlichen Zugriff diese ganz einfach durchsuchen. Metadaten können zur Erstellung von Navigationstaxonomien verwendet werden, die Benutzer der Bilddatenbank zu relevanten Inhalten lotsen, ohne dass sie komplexe Suchabfragen kennen müssen - dies ist besonders nützlich für öffentlich zugängliche Sammlungen mit visuellen Darstellungen von Kategorien.

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4. Self-Service Portal mit Genehmigungs-Workflows

Sie können den Grad der Self-Services in Ihrem Fotoware System auf verschiedene Weise anpassen und perfekt auf die Anforderungen Ihrer Organisation zuschneiden. Authentifizierte Benutzer erhalten so zum Beispiel Zugang zu Archiven, die auf ihrer Abteilung basieren. Dies erlaubt ihnen vollen Zugriff auf die Inhalte ihrer eigenen Abteilung und nur Lesezugriff auf die Inhalte anderer Abteilungen. Um Inhalte einer anderen Abteilung zu nutzen, müssen sie einen Genehmigungsprozess durchlaufen. Dies kann z. B. durch einen Workflow geschehen, bei dem der antragstellende Benutzer den Verwendungszweck der angeforderten Inhalte angibt. Bei der Genehmigung des Zugriffs auf eine Reihe von Assets kann der Administrator ein Verfallsdatum festlegen, um die Nutzungsdauer zu begrenzen.

6. Management von Rechten und Lizenzen

Durch die Verwendung von Metadaten zur Zuordnung von Nutzungsrechten für Assets in Ihrem DAM, sind Benutzer stets über Urheberrechte und Nutzungsbeschränkungen informiert. Sie können automatisch visuelle Marker auf Assets mit speziellen Nutzungsbedingungen anwenden, damit jeder sofort erkennen kann, dass für ein bestimmtes Asset bestimmte Einschränkungen oder Anweisungen gelten. So können beispielsweise Bilder mit der Bedingung markiert werden, dass der Urheber genannt wird, aber ansonsten frei verwendet werden dürfen. Wenn ein Benutzer ein solches Bild in der Sammlung findet, werden beim Mouseover der Markierung die Nutzungsbeschränkungen angezeigt, und beim Öffnen der Datei die zu verwendenden Credits.

Für öffentlich zugängliche Systeme, wie z. B. ein öffentliches Archiv, können Schutzmechanismen wie Wasserzeichen für Thumbnails und Vorschaubilder aktiviert werden, um eine unbefugte Nutzung zu verhindern. Website Besucher können nach einer kurzen Anmeldung Bestellungen aufgeben, und zusätzliche Informationen können abgefragt werden. So können Sie beispielsweise Informationen über die beabsichtigte Verwendung des Assets einholen, um zu beurteilen, ob die Bestellung genehmigt werden sollte oder nicht. Nach Genehmigung der Bestellung wird der Benutzer per E-Mail benachrichtigt und erhält einen direkten Link zum Herunterladen des Assets.