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DAM Erfolgsgeschichte - Die White House Historical Association

29. Januar 2024

Wie Digital Asset Management dazu beigetragen hat, den Umsatz für die White House Historical Association zu steigern und zeitaufwändige manuelle Arbeit mit Bildern zu reduzieren.

Stephanie Tuszynski WHHA

— "Fotoware hat unser Potenzial vergrößert, unsere Nutzerschaft erweitert und ein schnelles Wachstum unserer digitalen Sammlung ermöglicht."

Stephanie Tuszynski

Direktorin der Digitalen Bibliothek bei der WHHA

Über die White House Historical Association

Die White House Historical Association (WHHA) wurde 1961 von der First Lady Jacqueline Kennedy gegründet und ist eine gemeinnützige Organisation, die sich um den Schutz, die Erhaltung und den öffentlichen Zugang zur reichen Geschichte des Weißen Hauses bemüht. Sie leistet auch Aufklärungsarbeit und arbeitet mit anderen gemeinnützigen Organisationen zusammen, um das Verständnis und die Geschichte des Weißen Hauses zu fördern.

  • 300,000

    Digitale Assets

  • 4,000

    Benutzer

  • 6,000

    Monatliche Views

White House Association image library

Die WHHA und Fotoware

Im Jahr 2016 startete das WHHA seine digitale Bibliothek, die etwa 20.000 öffentlich zugängliche Assets, über 300.000 intern verfügbare Assets und etwa 4.000 registrierte Nutzer umfasst. Letztere nutzen über 60 deskriptive Metadatenfelder in ihrer Arbeit mimt der digitalen Sammlung. Die digitale Bibliothek wird von der Fotoware Digital Asset Management Lösung unterstützt und ist teilweise öffentlich zugänglich.

— "Das alte System war sehr statisch und wurde nicht mit neuem Material aktualisiert, so dass es für die Leute keinen Anreiz gab, mehr als einmal wiederzukommen."

Stephanie Tuszynski

Direktorin der Digitalen Bibliothek bei der WHHA

Herausforderungen bei der Arbeit mit digitalen Sammlungen

Verschiedene Speicherungssysteme

Das alte System ermöglichte es nur den WHHA-Mitarbeitern, Fotos in das öffentliche Archiv hochzuladen. Es wurde schwierig, die Datenbank zu organisieren, und Bilder, die nicht für den öffentlichen Gebrauch bestimmt waren, mussten anderswo gespeichert werden. Dadurch wurde das öffentliche Archiv sehr statisch und war schwer zu kontrollieren.

Dies war eine Quelle großer Ineffizienz in den Arbeitsabläufen zur Veröffentlichung neuer Materialien, und besonders schwierig war es für die Mitarbeiter, die in verschiedenen Zeitzonen auf der ganzen Welt sitzen und rund um die Uhr mit schnelllebigen Nachrichten und Neuigkeiten arbeiten.

White House Association image library

Manuelle Überarbeitung und Freigabe

Um eine einheitliche Qualität im gesamten System zu gewährleisten, war ein mehrstufiger Freigabeprozess erforderlich. Zuvor wurde dies über Excel-Tabellen und E-Mail-Korrespondenz abgewickelt, was sowohl zeitaufwändig als auch schwer überschaubar war. Es bestand immer die Gefahr, dass wichtige Notizen verloren gingen oder dass eine Freigabe aufgrund eines menschlichen Fehlers abgebrochen wurde, da Bilder und Notizen von verschiedenen Plattformen gesendet und abgerufen werden mussten.

— "Registrierte Nutzer der Digitalen Bibliothek können sich jetzt anmelden und Fotos in Alben speichern, Bilder herunterladen und Materialien anpinnen, um sie für spätere Nutzung zu speichern."

Stephanie Tuszynski

Direktorin der Digitalen Bibliothek bei der WHHA

White House Association image library

Lösungen mit Digital Asset Management

Eine zentrales Speichersystem

Seit der Einführung von Fotoware kann die White House Historical Association mehrere Archive unterhalten. Während einige Archive für den internen Gebrauch bestimmt sind, ist eines auch für die Öffentlichkeit zugänglich. Die Konfiguration der Website ermöglicht es, mit der Hilfe von Taxonomien als auch der intuitiven Suchfunktion durch Fotos zu stöbern. Auf diese Weise bleibt das öffentliche Archiv lebendig und einfach zu navigieren. Die internen Archive erleichtern die Arbeit mit Dateien, die nicht für den öffentlichen Gebrauch freigegeben sind.

White House historical Association brooklyn bridge

Automatisierte Freigabeprozesse

Der Freigabeprozess wird durch die Verwendung eines automatisierten Workflows optimiert. Er besteht aus einer Reihe von Aktionen zur Überprüfung, mit denen das Asset zur Genehmigung an das Historiker- und Bibliotheksteam gesendet wird. Schließlich wird das Asset zur endgültigen Freigabe an das Team der Digitalen Bibliothek gesendet. Auf diese Weise wird der gesamte Überprüfungsprozess innerhalb des DAM durchgeführt, wobei jeder Schritt verfolgt werden kann.

— "Wenn früher jemand ein Bild von uns wollte, mussten wir alles per E-Mail abwickeln oder den Dateitransfer über etwas wie Dropbox durchführen, was für die Mitarbeiter sehr arbeitsintensiv und umständlich war. Das heißt, dass etwas, das früher mehrere Tage dauerte, mit einem DAM auf ein paar Stunden reduziert werden konnte."

Stephanie Tuszynski

Direktorin der digitalen Bibliothek bei der WHHA

Zusätzliche Vorteile dank DAM

Shopping Cart Integration

Durch die Integration eines Warenkorbs im die Fotoware Interface kann die White House Historical Association nun problemlos Bilder an die Öffentlichkeit verkaufen. Benutzer können nun ganz einfach Größe und Format des Bildes anfordern und es in hoher Auflösung bestellen.

 

CMS Integration

Eine 2019 entwickelte API verbindet die Website der White House Historical Association mit ihrer digitalen Bibliothek. Auf diese Weise erhält jeder Zugang zu den öffentlichen Archiven, wenn er auf ein Foto auf der Website klickt. Die API hilft auch der Marketing- und Kommunikationsabteilunge, effizienter mit ihren Fotos zu arbeiten, da ihr DAM nun in ihr CMS (Content Management System) integriert ist. Dies ermöglicht es Mitarbeitern, einfach die Bilder im DAM auszuwählen, die sie auf der Website verwenden möchten, und so das zeitaufwändige Hoch- und Herunterladen zwischen den Plattformen zu vermeiden.

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