Metadaten Taxonomien und kontrollierte Vokabulare im DAM
Effiziente Content Orchestrierung steht und fällt mit einheitlicher, korrekter Terminologie. Ein kontrolliertes Vokabular entscheidet oft darüber, ob Chaos oder Kontrolle herrscht, und ist meist das Ergebnis gut strukturierter Metadaten Taxonomien.
Was sind Metadaten Taxonomien?
Metadaten Taxonomien sind strukturierte Klassifikationssysteme, mit denen digitale Inhalte in einem Digital Asset Management (DAM) System organisiert und kategorisiert werden. Über ein hierarchisches Gerüst verwandter Begriffe ermöglichen sie es Unternehmen, die richtigen Dateien schnell zu verwalten, zu suchen und wiederzufinden.
Strukturiert man Inhalte auf diese Weise, lassen sich Suchanfragen mühelos filtern und eingrenzen. Ein Beispiel: Eine Taxonomie für abgebildete Orte kann auf oberster Ebene Kontinente und auf unterster Ebene Stadtteile abbilden, eine zweite für den zeitlichen Bezug Jahrzehnte oben und Monate unten. So gelingen hochspezifische Suchen mit wenigen Klicks und allgemeinere Suchen bleiben möglich, wenn nicht alle Details bekannt sind.
Solche Strukturen verbessern nicht nur die Auffindbarkeit. Sie sorgen auch dafür, dass Informationen abteilungs- und teamübergreifend einheitlich beschrieben werden. Gut konzipierte Metadaten-Taxonomien steigern damit den Wert digitaler Assets, unterstützen Compliance-Anforderungen und erleichtern die Zusammenarbeit im lokalen wie im internationalen Kontext.
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Was bedeutet ein kontrolliertes Vokabular?
Ein kontrolliertes Vokabular ist eine vordefinierte, freigegebene Liste von Begriffen, mit denen digitale Assets beschrieben und kategorisiert werden. Anders als bei der freien Verschlagwortung stellt es sicher, dass alle dieselben Begriffe in derselben Schreibweise und im selben Format verwenden – beim Erfassen wie beim Filtern von Metadaten. Das reduziert Mehrdeutigkeit und vereinheitlicht die Sprache im gesamten Unternehmen, wodurch Inhalte leichter zu finden und zu verwalten sind.
Ohne kontrolliertes Vokabular droht das DAM unstrukturiert und unübersichtlich zu werden und kostet mehr Zeit, als es spart. Damit verfehlt es genau den Zweck, für den es eingeführt wurde.
Ohne kontrolliertes Vokabular droht das DAM unstrukturiert und unübersichtlich zu werden und kostet mehr Zeit, als es spart. Damit verfehlt es genau den Zweck, für den es eingeführt wurde.
Man stelle sich eine Immobilienagentur vor, die große Mengen an Bildmaterial rund um Wohnen und Einrichten verwaltet. Ob eine Aufnahme als „Foyer", „Diele", „Flur", „Korridor" oder „Eingangsbereich" zu erfassen ist, bleibt im Zweifel unklar. Die Folge: Manche pflegen vorsichtshalber alle Varianten ein, andere wählen spontan einen Begriff in der Hoffnung, dass er dem der Kolleginnen und Kollegen entspricht.
Ein kontrolliertes Vokabular entsteht jedoch nicht allein durch das Anlegen von Taxonomien. Es ist ein fortlaufender Prozess, der die aktive Pflege und Durchsetzung der freigegebenen Begriffe verlangt: regelmäßige Aktualisierung der Listen, Schulung der Nutzerinnen und Nutzer und die technische Einschränkung der Eingaben auf die zugelassenen Begriffe.
So sichert ein kontrolliertes Vokabular die Datenqualität, unterstützt Compliance und verbessert die Auffindbarkeit über Teams und Abteilungen hinweg.
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In drei Schritten zu einem kontrollierten Vokabular
Schritt 1: Das Vokabular dokumentieren
Zuerst muss das Vokabular selbst festgelegt und dokumentiert werden. Ohne eine Dokumentation der Begriffe, mit denen Objekte, Konzepte oder Situationen beschrieben werden, lässt sich keinerlei Kontrolle gewährleisten. Die Dokumentation umfasst die Begriffe samt Definitionen und ihrer Position in der Hierarchie, ebenso klare Vorgaben zu Sprache, Schreibweise und Format. Das Land Schweden etwa kann je nach Verfasser als „Sverige", „SE" oder „SWE" auftauchen. Für solche Fälle muss die Dokumentation eindeutig festhalten, welche Schreibweise korrekt ist.
Schritt 2: Das Vokabular im gesamten System umsetzen
Steht die Dokumentation, muss sie sich im gesamten Content Ökosystem widerspiegeln, inklusive DAM. Dafür eignen sich Metadaten Taxonomien, die fest verankert werden, damit Endnutzerinnen und -nutzer keine eigenen Interpretationen ergänzen. Entscheidend ist dabei der Blick auf den gesamten Tech-Stack: Werden Datenwerte mit anderer Software synchronisiert, müssen auch diese angebundenen Systeme dasselbe Vokabular verwenden.
Schritt 3: Testen und Weiterentwickeln
Zuletzt folgt eine Phase aus gründlichem Testen und Nachbessern, denn viele Vokabulare weisen anfangs Lücken oder Inkonsistenzen auf. Die Zahl der Korrekturen lässt sich begrenzen, indem ein Gremium, das die verschiedenen Nutzergruppen vertritt, die Dokumentation prüft. Dennoch bleiben oft Bereiche, in denen die ursprünglichen Begriffe unzureichend oder mehrdeutig sind und nach dem Start angepasst werden müssen.
Bonus: Automatisierung für eine konsistente Verschlagwortung.
Viele DAM Lösungen bieten Workflow Funktionen, die Metadaten automatisch befüllen. Das spart nicht nur Zeit bei der manuellen Verschlagwortung, sondern verringert auch menschliche Fehler wie Tippfehler oder uneinheitliche Begriffe und stärkt so das dokumentierte Vokabular.
Best Practices für Taxonomien und kontrollierte Vokabulare
Taxonomien sind der Schlüssel zu einem kontrollierten Vokabular: Sie reduzieren freie Texteingaben und liefern für jeden Datenwert eine hierarchische Einordnung. Wo immer es sinnvoll ist, sollten Unternehmen daher Taxonomien einsetzen und sie an den passenden Stellen fixieren. Fünf Grundsätze haben sich dabei bewährt.
Halten Sie jede Taxonomie thematisch fokussiert:
Eine einzelne Taxonomie muss nicht alles über ein Asset abbilden. Bleiben Sie pro Taxonomie bei einem Thema, etwa eine für den Lebenszyklus Status des Assets und eine weitere für den Lizenztyp. Beide mögen zusammenhängen, sind aber getrennt zu behandeln.
Vermeiden Sie Mehrdeutigkeit und Doppelbedeutungen:
Manche Begriffe verweisen auf mehrere Konzepte, besonders im mehrsprachigen Umfeld. Im DAM sollte das vermieden werden. Wer Jahreszeiten zur Beschreibung von Kampagnen nutzt, sollte dieselben Wörter nicht zugleich für konkrete Zeiträume im Jahr verwenden.
Sorgen Sie für Konsistenz über Systeme hinweg:
Das Vokabular im DAM sollte mit dem anderer eingesetzter Systeme übereinstimmen, um Missverständnisse zu vermeiden und Integrationen zu ermöglichen. Passen Sie das Vokabular im DAM an, müssen dieselben Änderungen im gesamten Unternehmen und seinem Tech-Stack nachgezogen werden.
Automatisieren Sie, was sich automatisieren lässt:
Menschliche Fehler führen schnell zu Unregelmäßigkeiten in den Daten. Entlasten Sie die Nutzerinnen und Nutzer, indem Sie möglichst viel der Verschlagwortung automatisieren. KI-gestütztes Auto-Tagging hilft dabei, die spürbarsten Ergebnisse entstehen jedoch in Kombination mit maßgeschneiderten Workflows.
Überprüfen und überarbeiten Sie die Taxonomie regelmäßig:
Organisatorische Anforderungen ändern sich, und mit ihnen die natürliche Sprache. Es lohnt sich daher, das offizielle Vokabular von Zeit zu Zeit zu prüfen und dort anzupassen, wo Datenwerte nicht mehr zum alltäglichen Sprachgebrauch oder zu den beschriebenen Objekten passen.
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