© Mickael Bandassak / Ten Days Paris.
Time Out: Modernere Publishing-Workflows für eine globale Marke
Eine globale Marke mit wachsenden Anforderungen
Die Mission von Time Out ist es, Menschen zu inspirieren und ihnen zu ermöglichen, das Beste aus den Städten der Welt zu erleben – von den Food-Konzepten in den Time Out Märkten bis hin zu den Hidden Gems einer Stadt auf den Time-Out Webseiten. Um die Energie, Kultur und Einzigartigkeit jeder Stadt einzufangen, sind hochwertige visuelle Inhalte unverzichtbar.
Ausgehend von seinen Wurzeln als Magazin hat sich Time Out zu einer vollständig digitalen Plattform entwickelt. Heute produziert die Marke kontinuierlich Bilder und redaktionelle Inhalte für Online- und Mobile-Kanäle sowie für die Time Out Markets in Lissabon, Porto, New York, Chicago, Boston, Barcelona, Montreal, Kapstadt, Dubai, Bahrain, Osaka und seit Kurzem auch Budapest.
Die Kreativteams sind über verschiedene Geschäftsbereiche verteilt, darunter Time Out Media und Time Out Market. Alle benötigen schnellen, sicheren und zentralen Zugriff auf Bilder, PDFs und andere Medien, um Geschichten zu erzählen, die weltweit Resonanz finden.
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Die größte Herausforderung: fehlender Speicherplatz und mangelnde Flexibilität
Als eine der ersten Lifestyle-Medienmarken, die auf digitales Publishing gesetzt haben, nutzt Time Out seit vielen Jahren ein DAM System zur Verwaltung ihrer Markenassets und zur Unterstützung schneller redaktioneller und Marketingprozesse.
Die größte Herausforderung mit der bisherigen Fotoware On-Premises DAM Lösung für die Brand Media Assets Library war der begrenzte Speicherplatz auf einem extern gehosteten Server. Diese Einschränkung machte es nur schwer möglich, alle Assets zentral abzulegen, sodass Teams zunehmend auf externe Lösungen wie Google Drive ausweichen mussten.
Die Folgen waren Dopplungen von Dateien, erschwerte Suche nach Inhalten und zunehmende Probleme im Management von Nutzungsrechten oder Copyrights.
Ein klarer Anlass für Veränderung
Mit dem Bedarf nach einer skalierbaren und zukunftssicheren Lösung begann Time Out, den Wechsel zu SaaS zu evaluieren. Das interne Projektteam arbeitete eng mit den Fotoware Beratern zusammen, um eine fundierte Business-Case Grundlage zu schaffen. Entscheidende Stakeholder aus IT, Recht, Einkauf und Finanzen waren von Anfang an eingebunden, um Ausrichtung und langfristigen Mehrwert sicherzustellen.
Die Vorteile lagen auf der Hand: Der Umstieg auf Fotoware Veloz eliminiert die Kosten für den Betrieb eigener Server, reduziert den internen IT-Aufwand, bietet flexible Speicherkapazitäten und vereint das Digital Asset Management in einem leistungsfähigen, sicheren und zentralen System.
Mehr erfahren: Entdecken Sie Fotoware Veloz – die Digital Asset Management-Plattform für Zusammenarbeit und automatisierte Workflows
Die Migration
Die Migration war eine strategische Entscheidung. Mehr als 700.000 Dateien – 6,5 TB an überwiegend Bildern, Videos und PDFs – wurden migriert. Gleichzeitig konsolidierte Time Out 29 bestehende Indizes zu nur noch vier zentralen Asset-Pools, was Suche, Zugriff und Verwaltung deutlich vereinfacht. Die Synchronisation zwischen altem und neuem System wurde sorgfältig umgesetzt, um Ausfallzeiten und Datenverluste zu vermeiden.
Die Migration wurde schnell und ohne Downtime abgeschlossen. Die Teams konnten sofort von verbesserten Workflows und flexiblerem Speicher profitieren.
— „Für ein schnelllebiges Medienunternehmen ist ein unterbrechungsfreier Zugriff auf Assets entscheidend. Die Migration zu Fotoware Veloz wurde so geplant, dass es keinerlei Downtime gab, während Workflows und Indizes konsolidiert wurden.“
Das Ergebnis: einheitliche, moderne Workflows mit Wachstumspotenzial
Mit dem Wechsel zu Fotoware Veloz hat Time Out nicht nur sein Asset Management modernisiert, sondern auch die Zusammenarbeit in Publishing, Fotografie, Rights Management und Marketing deutlich verbessert. Gleichzeitig wurde das visuelle Storytelling gestärkt.
Die SaaS Plattform bietet zudem die notwendige Skalierbarkeit für weiteres Wachstum. Time Out hat die Nutzung bereits auf die beiden Hauptgeschäftsbereiche Time Out Media und Time Out Market ausgeweitet und kann neue Regionen nun schneller und konsistenter starten – stets auf Basis derselben hohen Standards.
Verbesserungen im Publishing-Workflow
Der Publishing-Workflow von Time Out Media profitiert heute von schnellerem und zuverlässigerem Zugriff auf Bilder und PDFs für redaktionelle und Marketing-Zwecke. Dank Smart Folder und Alben können Redaktionsteams Inhalte effizienter kuratieren und ihre Medien-Workflows problemlos auf neue Städte ausweiten.
Optimierter Upload von Bildern
Auch der Bild-Upload ist deutlich nahtloser geworden. Fotograf:innen können Fotos direkt vor Ort über die Fotoware Mobile App in Fotoware Veloz hochladen. Alternativ profitieren Uploads über die Desktop-Anwendung Fotostation von erweiterten Pre-Ingestion-Workflows. Bilder stehen nun nahezu in Echtzeit zur Verfügung, was Verzögerungen reduziert und Redaktionen sofortigen Zugriff auf freigegebene Inhalte ermöglicht.
Perfekte Kombination: Fotostation und InDesign
Was früher ein fragmentierter Prozess war, ist heute durchgängig und effizient: Die Kombination aus Fotostation und InDesign ermöglicht einen reibungslosen Workflow von der Aufnahme eines Fotos bis zum Layout, spart wertvolle Zeit und stellt sicher, dass stets die richtigen Bildversionen verwendet werden.
Rechte und Lizenzen im Griff
Auch das Rights Management hat deutlich gewonnen. Mit Fotoware Veloz kann Time Out Copyright-Richtlinien anwenden und die Nutzung von Assets über alle Geschäftsbereiche hinweg nachverfolgen. Das reduziert das Risiko von Fehlverwendungen und gibt den Teams Sicherheit bei der Wiederverwendung von Bildern, da Rechte und Lizenzen klar im System hinterlegt sind.
Zentrale Plattform für Marketing und Kommunikation
Marketing- und Kommunikationsteams verfügen nun über eine zentrale Plattform, die alle Assets bündelt. Das erleichtert die Zusammenarbeit über globale Geschäftsbereiche hinweg und stellt sicher, dass alle mit aktuellen, rechtegeprüften Inhalten arbeiten. Das Ergebnis: bessere interne Zusammenarbeit, effizientere Zusammenarbeit mit externen Partnern und eine konsistente Markenpräsenz über alle Standorte und Kampagnen hinweg.
Zusammenfassung
Die Migration zu Fotoware Veloz hat weit mehr bewirkt als die Lösung eines Speicherproblems. Sie ermöglicht es Time Out, sich stärker auf kreative Inhalte zu konzentrieren und gleichzeitig eine bessere Governance über digitale Assets sicherzustellen. Visuell starke Geschichten können heute schneller, präziser und in größerem Umfang produziert und geteilt werden. Jedes Bild, jedes Layout und jede Kampagne unterstützt die Mission der Marke, den Puls der Städte einzufangen und mit einem weltweiten Publikum zu teilen.
Bereit für die Zukunft
Gleichzeitig hat Time Out eine solide Basis für weiteres Wachstum geschaffen. Dank der SaaS Architektur lassen sich neue Geschäftsbereiche reibungslos anbinden und die internationale Expansion effizient unterstützen.
Aktuell prüft das Team auch neue Funktionen wie Auto-Tagging – ein KI-gestütztes Feature zur automatischen und konsistenten Verschlagwortung von Metadaten. Darüber hinaus besteht Potenzial, die Lösung mit Fotoware Flow zu erweitern, einem Tool zur Workflow-Automatisierung, das Prozesse wie Dateiumbenennung oder Bereinigung unterstützt und so für ein aufgeräumtes Archiv sorgt.
Die erfolgreiche Migration von Time Out zeigt eindrucksvoll, wie eine moderne SaaS DAM Lösung Medienunternehmen dabei hilft, mit den Anforderungen der digitalen Welt Schritt zu halten – und sich gleichzeitig auf das zu konzentrieren, was sie am besten können: Menschen weltweit mit Bildern und Geschichten zu inspirieren.
