Sulzers DAM Erfolg: Schluss mit veralteten Marketing-Materialien
Das globale Team von Sulzer hatten einst Schwierigkeiten, die neuesten Markenmaterialien zu finden. Mit der Einführung von Fotoware Alto hat das Unternehmen seine Inhalte zentralisiert und mehr als 1.500 Benutzern einen einfachen und sicheren Zugang zu Inhalten ermöglicht.
Über Sulzer
Sulzer ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich der Fluidtechnik und in 45 Ländern mit 13.500 Mitarbeitenden vertreten. Es spezialisiert sich auf Pumpen, Kompressoren und Trenntechnologien für Branchen wie Wasseraufbereitung, Energie und Chemie.
Innerhalb des Unternehmens verwalten die Marketing- und Kommunikationsteams eine umfangreiche Sammlung digitaler Assets – fast 10.000 Medienelemente, darunter Fotos, Icons, Stockbilder, 3D-Zeichnungen, Videos und Musik sowie ca. 4.000 Marketingmaterialien wie Anzeigen, Artikel, Broschüren, Kampagneninhalte, Poster, Präsentationen und Roll-ups.
Um die Verwaltung dieser vielfältigen Inhalte effizienter zu gestalten und eine konsistente Markenkommunikation zu gewährleisten, hat Sulzer 2020 die Fotoware Alto (ehemals "Picturepark Content Platform") eingeführt und damit das bisherige System Picturepark 8 ersetzt.
Wir haben mit Milla Suikkanen, Team Lead Brand Design, und Saara Kinnunen, Systems Specialist, gesprochen, um zu erfahren, wie sie das System heute nutzen.
Die Herausforderung: Digitale Assets organisieren und zugänglich machen
Vor der Einführung von Fotoware Alto hatte Sulzer Schwierigkeiten, das ständig wachsende Volumen an digitalen Inhalten effizient zu verwalten. Ein zentrales System für die Speicherung und Strukturierung von Medien Assets und Marketingmaterialien war dringend nötig. Besonders wichtig war es, sicherzustellen, dass Vertriebs- und Marketingteams stets auf aktuelle und freigegebene Inhalte zugreifen konnten.
Das Fehlen strukturierter Metadaten und eines kontrollierten Vokabulars erschwerte die gezielte Suche nach Bildern und führte dazu, dass das manuelle Verschlagwortung und Kategorisieren der Inhalte mit erheblichem Mehraufwand verbunden war.
Die Lösung: Eine zentrale und anpassbare Plattform
Der Umstieg auf Fotoware Alto bot Sulzer einen strukturierten, effizienten Ansatz im Digital Asset Management (DAM) und löste Picturepark 8 ab. Im Gegensatz zum vorherigen System basiert Fotoware Alto nicht auf einer Ordnerstruktur – Inhalte können mehreren Kategorien gleichzeitig zugewiesen werden. Das war zwar ein neues Arbeiten, erleichtert aber die Organisation, das Datenmanagement und den intuitiven Zugriff erheblich.
Während des Umstiegs begleiteten Experten von Fotoware den gesamten Prozess, sorgten für eine passgenaue Systemeinrichtung und schulten das Team umfassend.
Dank der hohen Flexibilität von Fotoware Alto kann Sulzer das System genau an die eigenen Anforderungen anpassen – sei es durch eigene Entwickler oder mit Unterstützung des Professional Services Teams.
— „Das Beste an diesem System ist, dass es so ausgeklügelt und anpassbar ist, dass wir es laufend an unsere Bedürfnisse anpassen können – und die ändern sich ständig. So bleibt es für uns dauerhaft relevant und effektiv.“
Fotoware Alto wurde so zur Single Source of Truth für alle Marketingmaterialien. Hauptnutzer sind Marketing-, Kommunikations- und Vertriebsteams, doch die Plattform, intern Marketing Library genannt, ist für alle Mitarbeitenden zugänglich – insgesamt etwa 1.500 Nutzer im letzten Jahr, davon ca. 50 tägliche Nutzer und 28 Editors, die Inhalte aktiv pflegen.
Wichtige Funktionen für Sulzer
Teilen
Besonders beliebt ist die Share-Funktion, die die Verteilung von Assets – intern wie extern – enorm vereinfacht. Statt Dateien nach jeder Aktualisierung erneut zu versenden, können Nutzer nun einfach einen Link teilen, der sich automatisch aktualisiert, sobald Inhalte ersetzt werden.
Taxonomie
Sulzer hat eine detaillierte Taxonomie entwickelt, die unter anderem Schlagworte für Geschäftsbereiche, Branchen, Gerätetypen, Servicearten, Medientypen, Sprachen und Zugriffsrechte umfasst. Diese ist mit der Taxonomie ihrer Website abgestimmt, um eine spätere Integration mit dem CMS (Content Management System) zu erleichtern. So lassen sich Inhalte effizient filtern und gezielt finden.
Dank dieser Taxonomie können Nutzer:innen der Plattform die Inhalte effizient und präzise durchsuchen und filtern, um gezielt die benötigten Assets zu finden. Darüber hinaus sorgt eine konsistente Taxonomie über verschiedene Plattformen hinweg dafür, dass Inhalte systematisch organisiert sind – was ihre Verwaltung und Pflege erheblich erleichtert.
Business Rules
Um manuelle und wiederkehrende Aufgaben weiter zu reduzieren, hat Sulzer Business Rules implementiert.
Ein wichtiger Workflow, der durch Business Rules automatisiert wird, betrifft die Anwendung von Metadaten auf Basis eines kontrollierten Vokabulars sowie die präzise Kategorisierung von Assets.
Durch eine Integration mit einem Anbieter von Stockbildern werden regelmäßig Assets importiert, denen bereits Schlagworte und Kategorien zugewiesen sind. Um jedoch den Metadatensatz zu vervollständigen und die Assets mit der Taxonomie von Sulzer abzugleichen, gleicht der Workflow die Tags und Kategorien der Stockbilder mit denen der Marketing Library ab und weist auf Basis des festgelegten Vokabulars die entsprechenden Metadaten zu.
— „Wir müssen Branchen- und Anwendungs-Tags nicht mehr manuell vergeben – das war früher viel Arbeit, jetzt macht das System das automatisch für uns.“
Benutzerrollen und Berechtigungen
Sulzer hat spezifische Benutzerrollen und Berechtigungen eingerichtet, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Nutzer bestimmte Inhalte ansehen, bearbeiten oder herunterladen können. Dazu gehört auch das Festlegen von Berechtigungen für verschiedene Benutzergruppen, damit sie nur auf relevante Materialien zugreifen können.
Die Einrichtung von Berechtigungssets erhöht die Sicherheit und stellt sicher, dass sensible oder geschützte Informationen nur für diejenigen zugänglich sind, die sie benötigen. Gleichzeitig trägt sie dazu bei, die Integrität der Inhalte zu wahren, indem unautorisierte Änderungen verhindert werden. Darüber hinaus erleichtert sie die Organisation und Verwaltung von Inhalten, da Nutzer gezielt genau auf die Materialien zugreifen können, die sie benötigen – und zu deren Nutzung sie berechtigt sind.
Version Control
Eine weitere wichtige Funktion ist die Versionierung, mit der alle Versionen eines Dokuments nachvollzogen werden können. Wenn ein Fehler gemacht wurde oder eine frühere Version wiederhergestellt werden muss, kann diese problemlos angezeigt, verglichen oder zurückgesetzt werden.
Virtuelle Elemente
Virtuelle Elemente werden verwendet, um Content zu verwalten, die nicht mit einer physischen Datei verknüpft sind – zum Beispiel Artikel auf der Website oder bestimmte Arten von Videoinhalten. Virtuelle Elemente ermöglichen es, Platzhalter im System zu erstellen, die mit externen Inhalten verknüpft werden können oder nicht dateibasierte Informationen repräsentieren. Dadurch lässt sich sämtlicher Content innerhalb einer einzigen Plattform organisieren und verwalten – auch solche Inhalte, die keine klassischen Dateien sind – und eine umfassende, strukturierte Content Library aufbauen.
Previews
Sulzer nutzt außerdem aktiv Vorschaubilder, um eine visuelle Darstellung von Assets bereitzustellen – besonders hilfreich, um den Inhalt von Dokumenten und Bildern auf einen Blick zu erfassen.
Beispielsweise verwenden sie Vorschaubilder für Roll-up Banner, um das vollständige Design darzustellen. So ist für die Nutzer auf einen Blick erkennbar, wenn eine Datei mehrere zusammengehörende Roll-up Designs enthält. Das hilft dabei, Inhalte schnell zu verstehen, auch wenn die Dateinamen oder Beschreibungen keinen eindeutigen Hinweis darauf geben – ohne dass die Datei geöffnet werden muss.
Das Resultat: Mehr Effizienz und Kontrolle über die Marke
Seit der Einführung von Fotoware Alto hat Sulzer die Effizienz in der Verwaltung digitaler Inhalte deutlich gesteigert. Die zentrale Marketing Library hilft, Markenbotschaften konsistent zu halten, veraltetes Material zu vermeiden und schneller passende Inhalte zu finden und zu teilen. Teams weltweit arbeiten nun mit denselben aktuellen Ressourcen.
Alle Medien Assets und Marketingmaterialien werden beim Hochladen auf die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften geprüft und entsprechend getaggt, sodass nur Bilder verwendet werden, die den Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens entsprechen. Dazu gehört unter anderem die Überprüfung, ob auf den Bildern die vorgeschriebene Schutzausrüstung wie Helme oder Schutzbrillen zu sehen ist.
Das zentrale Repository der Plattform und das Metadaten Tagging System erleichtern das Auffinden konformer Assets, wodurch das Risiko der Verwendung nicht regelkonformer Materialien verringert wird. So wird sichergestellt, dass alle veröffentlichten Inhalte den Sicherheitsstandards und regulatorischen Anforderungen von Sulzer entsprechen.
Ausblick: Weitere Optimierungen
Aktuell arbeitet Sulzer eng mit dem Professional Services Team von Fotoware zusammen, um weitere Geschäftsregeln und Automatisierungen zu entwickeln. In einem gemeinsamen Workshop wurden zusätzliche Optimierungsmöglichkeiten erarbeitet, die derzeit getestet und implementiert werden.
Auch eine Integration mit dem CMS ist in Planung, sodass künftig Inhalte direkt aus Fotoware Alto auf die Website übertragen werden können – die abgestimmte Taxonomie bildet bereits die Grundlage dafür.
