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Foto: ©iSAW Company at Unsplash

GLAMs

Mehr als Digitalisierung: Wie DAM kulturellen Einrichtungen hilft Sammlungen zu verwalten

11. April 2024

Das Thema der Digitalisierung wird für Galerien, Bibliotheken, Archive und Museen uns andere kulturelle Institutionen immer wichtiger, um die Bewahrung ihrer Sammlungen sicherzustellen und deren Zugänglichkeit zu verbessern. Darüber hinaus müssen kulturelle Einrichtungen aber oft nicht nur Kunstwerke und Sammlungen bewahren, sondern auch ein breites Spektrum an anderen digitalen Assets wie Bilder und Videos von Veranstaltungen, Marketingmaterialien und Dokumente verwalten.

Während ein Collection Management System Kuratoren in der Regel viele Funktionen zur Verwaltung digitaler Sammlungen bietet, ist es oft nicht darauf ausgerichtet, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu erleichtern oder Arbeitsabläufe zu erleichtern. Mit einer Digital Asset Management (DAM) Lösung können Sie alle Arten von digitalen Assets, die für den Museumsbetrieb erforderlich sind, speichern, kategorisieren, archivieren und verwalten und darüber hinaus sich wiederholender Aufgaben und Prozesse automatisieren.

— "Die Fotoware Digital Asset Management Lösung spielt eine wesentliche Rolle bei der Erreichung unserer Ziele, indem sie hilft, die Kategorisierung, gemeinsame Nutzung, Verfügbarkeit, Sicherung, Geschichte, Herkunft und Verteilung von Sammlungen zu verwalten - alles Voraussetzungen für Nachhaltigkeit im 21. Jahrhundert."

Donna Miller

DAM und Collection Management System Administrator beim Queensland Museum

Hier finden Sie 7 der wichtigsten Merkmale eines DAM Systems, die Institutionen in Kunst und Kultur dabei helfen, ihre täglichen Abläufe zu vereinfachen, Produktivität zu steigern und wertvolle Sammlungen zu verwalten:

queensland museum metadaten

1. Automatisches Anreichern von Assets mit Metadaten

Metadaten sind ein wesentlicher Bestandteil der Bewahrung und Verwaltung digitaler Assets. Durch Workflow-Automatisierung kann Bildmaterial, das zu einem DAM System hinzugefügt wird, mit Metadaten angereichert werden, die automatisch aus der Datenbank des Collection Management Systems abgerufen werden. Assets können zusätzlich mit Metadaten wie Nutzungsbeschränkungen und Nutzungsrechten versehen werden.

Sie können auch die Arbeitsabläufe beim Fotografieren von Events und Ausstellungen optimieren. Wenn Fotografen nach einer Veranstaltung Bilder hochladen, können im Backend automatisch Metadaten auf der Grundlage einer vorab konfigurierten Vorlage (z.B. mit Veranstaltungsinformationen) hinzugefügt werden. Dadurch wird der Aufwand für die Eingabe von Metadaten minimiert.

Liechtenstein. Fürstliche Sammlungen. Content Platform Taxonomie

2. Organisieren von Inhalten mit Taxonomien

Taxonomien sind vordefinierte Listen, die es Ihnen ermöglichen, die richtigen Inhalte schneller zu finden. Zudem helfen Sie dabei, die Verwendung von Metadaten in Ihrem Unternehmen konsistent und effizient zu gestalten.

Durch die Organisation von Assets in logischen Sammlungen können alle Abteilungen mit dem erforderlichen Zugriff diese ganz einfach durchsuchen. Metadaten können zur Erstellung von Navigationstaxonomien verwendet werden, die Benutzer der Bilddatenbank zu relevanten Inhalten lotsen, ohne dass sie komplexe Suchabfragen kennen müssen - dies ist besonders nützlich für öffentlich zugängliche Sammlungen mit visuellen Darstellungen von Kategorien.

3. Freigabe von Inhalten

Um eine Sammlung von Assets mit anderen zu teilen, kann ein Benutzer Alben erstellen. Die Berechtigungen für die gemeinsame Nutzung von Inhalten können zentral verwaltet werden. Je nachdem, welche Freigabeberechtigungen einem Benutzer erteilt wurden, kann er Alben intern, mit anderen registrierten Benutzern und Gruppen im System oder extern freigeben. Bei der externen Freigabe sendet der Benutzer eine E-Mail mit einem Link zu dem Album und gewährt Ansichts- und/oder Downloadrechte.

— "Wenn früher jemand ein Bild von uns wollte, mussten wir alles per E-Mail abwickeln oder den Dateitransfer über etwas wie Dropbox durchführen, was für die Mitarbeiter sehr arbeitsintensiv und umständlich war. Das heißt, dass etwas, das früher mehrere Tage dauerte, mit einem DAM auf ein paar Stunden reduziert werden konnte."

Stephanie Tuszynski

Direktorin der digitalen Bibliothek der White House Historical Association

queensland museum bilder portal

4. Self-Service Portal mit Genehmigungs-Workflows

Sie können den Grad der Self-Services in Ihrem Fotoware System auf verschiedene Weise anpassen und perfekt auf die Anforderungen Ihrer Organisation zuschneiden. Authentifizierte Benutzer erhalten so zum Beispiel Zugang zu Archiven, die auf ihrer Abteilung basieren. Dies erlaubt ihnen vollen Zugriff auf die Inhalte ihrer eigenen Abteilung und nur Lesezugriff auf die Inhalte anderer Abteilungen. Um Inhalte einer anderen Abteilung zu nutzen, müssen sie einen Genehmigungsprozess durchlaufen. Dies kann z. B. durch einen Workflow geschehen, bei dem der antragstellende Benutzer den Verwendungszweck der angeforderten Inhalte angibt. Bei der Genehmigung des Zugriffs auf eine Reihe von Assets kann der Administrator ein Verfallsdatum festlegen, um die Nutzungsdauer zu begrenzen.

5. Differenzierte Zugriffsrechte

Der Zugriff auf die Daten in Fotoware kann für einzelne Archive mit einer konfigurierbaren Zugriffsliste festgelegt werden, die steuert, was einzelne Benutzer/Gruppen innerhalb des Archivs tun dürfen und was nicht. Benutzer außerhalb der Organisation können einen eingeschränkten Zugang zu öffentlichen Sammlungen erhalten oder das System kann so konfiguriert werden, dass Benutzer sich registrieren und einer oder mehreren Benutzergruppen zugewiesen werden können. Dies kann automatisch auf der Grundlage der bei der Registrierung gemachten Angaben geschehen oder manuell, indem ein Administrator die Benutzerregistrierungen überprüft, sie genehmigt oder ablehnt und die Zugangsgruppen zuweist.

Fotoware markers

6. Management von Rechten und Lizenzen

Durch die Verwendung von Metadaten zur Zuordnung von Nutzungsrechten für Assets in Ihrem DAM, sind Benutzer stets über Urheberrechte und Nutzungsbeschränkungen informiert. Sie können automatisch visuelle Marker auf Assets mit speziellen Nutzungsbedingungen anwenden, damit jeder sofort erkennen kann, dass für ein bestimmtes Asset bestimmte Einschränkungen oder Anweisungen gelten. So können beispielsweise Bilder mit der Bedingung markiert werden, dass der Urheber genannt wird, aber ansonsten frei verwendet werden dürfen. Wenn ein Benutzer ein solches Bild in der Sammlung findet, werden beim Mouseover der Markierung die Nutzungsbeschränkungen angezeigt, und beim Öffnen der Datei die zu verwendenden Credits.

queensland museum öffentliche Datenbank

Für öffentlich zugängliche Systeme, wie z. B. ein öffentliches Archiv, können Schutzmechanismen wie Wasserzeichen für Thumbnails und Vorschaubilder aktiviert werden, um eine unbefugte Nutzung zu verhindern. Website Besucher können nach einer kurzen Anmeldung Bestellungen aufgeben, und zusätzliche Informationen können abgefragt werden. So können Sie beispielsweise Informationen über die beabsichtigte Verwendung des Assets einholen, um zu beurteilen, ob die Bestellung genehmigt werden sollte oder nicht. Nach Genehmigung der Bestellung wird der Benutzer per E-Mail benachrichtigt und erhält einen direkten Link zum Herunterladen des Assets.

— "Es ist jetzt ein nahtloser Ablauf, alle unsere Bilder zu finden. Jetzt, wo wir ein Digital Asset Management System haben, das allen Mitarbeitern zur Verfügung steht, können sie sich weitgehend selbst bedienen."

Jenni Carter

Leiterin des Fotostudios der Art Gallery of New South Wales

7. CMS Integration für nahtlose Veröffentlichung

Durch die Integration eines DAM Systems mit Ihrem Web-CMS (Content Management System) ist Ihre Kommunikationsabteilung in der Lage, freigegebene Assets zu finden und auf Ihrer Website zu veröffentlichen. Fotoware verfügt über vorgefertigte Web-Widgets, die von Ihrem Web Publishing System abgerufen und zum Suchen und Auswählen von Bildmaterial verwendet werden können, das direkt in Ihr Webseiten-Layout eingefügt werden kann. Durch die Nutzung der Fotoware API können Sie die Assets sogar nach Bedarf automatisch verarbeiten lassen, z.B. um die Größe zu ändern und alle Bilder, die auf Ihrer Website veröffentlicht werden, mit Wasserzeichen zu versehen. Fotoware behält auch die Veröffentlichungsdaten der Assets im Auge und ermöglicht den Widerruf von Dateien, deren Rechte zeitlich begrenzt sind.

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Der DAM Buyer's Guide

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